预订及活动办公室职员|校园就业

部门-预订和活动服务部
职位名称-办公室职员

工作目的

  • 预订和活动服务办公室的学生工作人员协助和支持预订和活动服务经理和员工安排校园范围内的活动. 它们利用预订数据库并作为调用者的信息源, 卡罗尔社区和校园客人. 他们向预订和活动服务经理汇报工作，并接受其他预订和活动服务专业人员的指导.

职责与责任

  • 使用正确的电话和电子邮件礼仪接听预订和活动服务部的电话和电子邮件.
  • 处理传入请求，并在EMS(事件管理系统)中准确安排请求的事件.
  • 发起与客户的通信，以确保计划活动所需的信息.
  • 与信息技术服务部的员工进行沟通, 餐饮服务, 物理设施, etc. 确保所请求的服务.
  • 接待客户，并在需要时作为预订和活动服务办公室的代表.
  • 协助活动策划细节，包括但不限于设置细节, 供应商请求, contracts, 账单和付款保证金.
  • 帮助维护预定部和活动服务部的档案系统.
  • 必要时向工厂提交工单.
  • 了解应急程序，并协助公共安全及其他部门在紧急情况下正确实施.
  • 运用计算机技能(EMS, Microsoft Office等).).
  • 完成分配的其他任务和特殊项目.

工作资格

  • 强大的人际, 沟通和客户服务技巧, 对细节的高度关注. 
  • 有解决问题的能力，团队合作精神，并能处理多个优先事项. 
  • 能够在没有指导的情况下主动完成任务.
  • 可靠性，准确性，工作安排的灵活性. 
  • 渴望学习和适应不断变化的环境.
  • 长时间站立或坐的能力.
  • 能够参加定期安排的培训/在职会议.
  • 有能力参加并通过急救和心肺复苏术认证课程.

主管(s)

校园全景